POLITICA PRIVIND SUPRAVEGHEREA PRIN MIJLOACE VIDEO

SC DIGITAL CONSTRUCTION NETWORK  SRL (“Compania”)

REFERINTE NORMATIVE SI CONDITII DE LEGITIMITATE

1. a) Legea nr. 333 din 8 iulie 2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor, cu modificarile si completarile ulterioare;
2. b) Hotararea   301  din  11  aprilie  2012 pentru  aprobarea  Normelor  Metodologice  a  Legii  nr.  333/2003  privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor
3. c) Legea   677/2001  pentru  protectia  persoanelor  cu  privire  la  prelucrarea  datelor  cu  caracter  personal  si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare;
4. d) Ordinul   52  din  18  aprilie  2002  privind  aprobarea  Cerintelor  minime  de  securitate  a  prelucrarilor  de  date cu caracter personal;
5. e) Decizia ANSPDCP nr 52 din 31 mai 2012 privind prelucrarea datelor cu caracter personal prin utilizarea

mijloacelor de supraveghere video;

1. f) Instructiunile Autoritatii Europene de Protectie a Datelor Personale privind supravegherea video, publicate 17 martie 2010, Bruxelles;
2. g) Regulamentul intern;
3. h) Fisele posturilor.

DOMENIUL

Politica se aplica in cadrul activitatii de supraveghere prin mijloace video.

Utilizarea sistemului video este necesara pentru buna administrare si functionare a Companiei, in special in vederea controlului de securitate si paza.

Politica privind supravegherea prin mijloace video descrie sistemul video al Companiei si masurile de protectie  luate  de  aceasta  pentru  a  proteja  datele  cu  caracter  personal,  viata  privata si  alte  drepturi  fundamentale precum si interese legitime ale persoanelor filmate de camere.

Prezenta  Politica privind  supravegherea  prin  mijloace  video  poate  fi  accesata  la  adresa  de  web  www.dcn.ro

CONTINUTUL SI SCOPUL PROCEDURII

Aceasta politica stabileste:

1. Un set  unitar  de  reguli  care  reglementeaza implementarea si  utilizarea  sistemului  de  supraveghere  video in scopul asigurarii securitatii persoanelor si bunurilor, pazei si  protectiei bunurilor, imobilelor, valorilor si a materiilor prime care sunt utilizate in procesul de fabricare a cafelei, respectand in acelasi timp  obligatiile  ce  revin  Companiei,  in  calitate  de  operator  de  date cu nr. 19032,  conform  Legii  677/  2001  si masurile de securitate adoptate pentru protectia datelor cu caracter personal, protejarea vietii private, a intereselor legitime si garantarea drepturilor fundamentale ale persoanelor vizate.
2. Responsabilitatile privind administrarea si exploatarea sistemului de supraveghere prin mijloace video, precum si cele privind intocmirea, avizarea si aprobarea documentelor aferente acestor activitati.

Politica privind utilizarea sistemelor video este disponibila pe pagina de internet a Companiei.

Sistemul video existent a fost instalat in urma unor analize de risc, anexate planurilor de protectie si paza.

O revizuire periodica va fi intreprinsa anual de catre structurile responsabile cu asigurarea securitatii si  va  reanaliza:

• necesitatea mentinerii  in  uz  a  sistemului,
• indeplinirea scopului  declarant,
• posibile alternative adecvate la sistem,
• prezenta politica respecta in continuare Legea 677/2001.

Compania utilizeaza sistemul de supraveghere video in scop de securitate si control acces.

Cu ajutorul acestui  sistem  se  controleaza accesul  in  incinta  Companiei,  se  asigura securitatea  bunurilor  si siguranta persoanelor – angajati ai Companiei sau vizitatori, precum si a proprietatilor si informatiilor detinute.

Sistemul  de  supraveghere  video  completeaza celelalte  masuri  fizice  de  securitate,  cum  ar  fi  sistemul  de  control  acces,  facand  parte  din  masurile  intreprinse  in baza  politicii  de  securitate,  elaborata la nivelul Companiei, si ajuta la prevenirea, combaterea si, daca e cazul, cercetarea accesului fizic neautorizat, inclusiv a accesului neautorizat la spatiile securizate si la incaperile protejate. In plus, sistemul de supraveghere video ajuta la prevenirea, detectarea si investigarea furturilor de echipament sau  de  bunuri  detin ute  de  Companie  sau  la  prevenirea,  detectarea  si  investigarea  riscurilor  si amenintarilor  la  adresa  personalului  angajat  care  isi  desfasoara activitatea  la  locatia  supravegheata.

Sistemul  de  supraveghere  video  nu  este  utilizat  in  alt  scop  decat  cel  notificat,  nu  foloseste  la  monitorizarea  activitatii  angajatilor  sau  la  pontaj.

Mai  mult,  sistemul  poate  constitui  mijloc  de  investigare  sau  de  obtinere  a  unor  informatii  pentru  anchetele  interne  sau  procedurile  disciplinare,  inclusiv  in  cazul  situatiilor  in  care se  produce  un  incident  de  securitate  fizica sau  se  observa un comportament  infractional  (in  circumstante  exceptionale  imaginile  pot  fi  transferate  organelor  de  cercetare in cadrul unei investigatii disciplinare sau penale).

ZONELE SUPRAVEGHEATE

Sistemul  de  supraveghere  prin  mijloace  video,  cuprinde  punctul de lucru  din Bucuresti,  BDUL TH. PALLADY NR.3 BL.X1 SC D AP 169 SECTOR 3 BUCURESTI.

Se supravegheaza prin mijloace video:

• zonele de acces si spatiile destinate angajatilor si vizitatorilor;
• zonele cu acces restrictionat;
• imprejurimile cladirilor pentru a proteja spatiile exterioare;
• locurile de  pastrare,  depozitare  si  manipulare  a  produselor  finite,  precum  si locurile unde se desfasoara activitati care au un asemenea caracter;

Amplasarea  camerelor  a  fost  atent  revizuita pentru  a  asigura  limitarea  pe  cat  posibil  a monitorizarii zonelor care nu prezinta interes pentru scopul urmarit si este anexata prezentei proceduri.

Nu sunt monitorizate zonele in care exista un nivel ridicat al asteptarilor privind viata privata, precum birourile  (cu  exceptia  biroului  Contabilitate  unde  este  pozitionata  caseria  si  seiful  metalic  al  Companiei),  toaletele  si  alte  locatii   similare.

In mod exceptional, in cazul unor necesitati in materie de securitate justificate in mod corespunzator, se pot instala camere in astfel de locuri, insa numai dupa efectuarea unei evaluari de impact si  dupa informarea responsabilului cu protectia  datelor personale. In astfel de cazuri, se va amplasa un anunt specific si vizibil in locurile respective.

Compania  are  urmatoarea  configuratie  a  sistemului  de  supraveghere  video:    Punct lucru  –  000  camere  video.

DATELE CU CARACTER PERSONAL COLECTATE PRIN INTERMEDIUL SUPRAVEGHERII VIDEO

Date Speciale

Sistemul  video  al  Companiei  nu  are  ca  scop  captarea  (de  exemplu  prin  focalizare  sau  orientare  selectiva)  sau  prelucrarea  imaginilor  (de  exemplu,  indexare,  creare  de  profiluri)  care  dezvaluie „categorii speciale de date”.

Compania  nu  intentioneaza sa utilizeze  sistemul  de  supraveghere  si  in  mod  ad  hoc,  respectiv  cu  caracter temporar, de circumstanta.

Descrierea si specificatiile tehnice ale sistemului

In mod conventional sistemul de supraveghere video este un sistem static. Nu exista interconexiune cu alte sisteme si nu se inregistreaza sunetul.

Are ca functie inregistrarea imaginilor si  este  echipat  cu  senzori  de  miscare.  Sistemul  poate inregistra  orice  miscare  detectata de camerele  instalate  in  zona  supravegheata,  alaturi  de  data,  ora  si locatie.  Toate  camerele  sunt  functionale  24  de  ore,  7  zile  pe  saptamana.  Atunci  cand  este  necesar, calitatea  imaginilor  permite  recunoasterea  celor  care  trec  prin  zona  de  actiune  a  camerelor.  Pentru  o  mai  mare  siguranta a prelucrarii datelor care pot fi obtinute in urma supravegherii video, camerele sunt fixe (fara functie de zoom), astfel utilizatorul nu poate modifica perimetrul/scopul supravegherii, cu exceptia unei camere video Speed  Dome,  montata  in  scopul  monitorizarii  zonei  principale  de  acces  a  mijloacelor  de  transport in incinta companiei unde exista posibilitatea modificarii  unghiului  si  a  zoom-ului.  Operatorii special  instruiti  trebuie  sa  respecte  setarile  de confidentialitate si drepturile de acces.

Beneficiile sistemului de supraveghere

• Cresterea controlului in perimetrul supravegheat, a intrarilor si iesirilor;
• Restrictionarea accesului persoanelor straine;
• Eliminarea pierderilor cauzate de evenimente neprevazute;
• Respectarea normativelor si legislatiei in vigoare pentru obiectivele cu risc.

PROTEJAREA VIETII PRIVATE SI SECURITATEA INFORMATIILOR

Pentru  a  proteja  securitatea  sistemului  video  si  pentru  a  spori  gradul  de  protectie  a  vietii,  au  fost  introduse urmatoarele masuri tehnice si organizatorice:

• limitarea timpului de stocare a materialului filmat, in conformitate cu cerintele de securitate;
• mediile de  stocare  (serverele  pe  care  se  stocheaza imaginile  inregistrate)  se  afla in  spatii securizate, rotejate de masuri de securitate fizica;
• toti utilizatorii cu drept de acces au semnat declaratii de confidentialitate, prin care se obliga sa respecte prevederile legale in domeniu;
• dreptul de  acces  se  acorda utilizatorilor  pe  baza  nevoii  de  a  cunoaste,  doar  pentru  acele  resurse care sunt strict necesare pentru indeplinirea atributiilor de serviciu;
• toti membrii personalului (atat externi, cat si interni) semneaza acorduri de confidentialitate.

Doar  administratorul  de  sistem,  numit  in  acest  sens  de  catre  operator,  are  dreptul  de  a  acorda,  modifica sau anula dreptul de acces al utilizatorilor, conform procedurii generale de acces la bazele de date.    Acesta  tine  in  permanent  o  lista actualizata a  tuturor  persoanelor  care  au  drept  de  acces  la  sistemul de supraveghere video, cu specificarea tipului de acces.

Responsabilul de Protectie a Datelor Personale va fi consultat inainte de achizitionarea sau instalarea oricarui nou sistem video de protectie.

ACCESUL LA DATELE PERSONALE SI DEZVALUIREA ACESTORA

Drepturi de acces

Accesul  la  imaginile  stocate  si/  sau  la  arhitectura  tehnica a  sistemului  de  supraveghere  video  este  limitat la un numar redus de persoane si este determinat prin atributiile specificate in deciziile interne ale  Companiei  (in  ce  scop  si  ce  tip  de  acces).  In  special,  Compania  impune  limite  in  privinta persoanelor care au dreptul:

• Sa vizioneze materialul filmat in timp real: imaginile care se deruleaza in timp real sunt accesibile responsabililor desemnati sa desfasoare activitatea de supraveghere;
• Sa vizioneze inregistrarea materialului filmat: vizionarea imaginilor inregistrate se va face in cazuri justificate, cum  ar  fi  cazurile  prevazute  expres  de  lege  si  incidentele  de  securitate,  de  catre persoanele special desemnate;
• Sa copieze, sa descarce, sa stearga sau sa modifice orice material filmat.

Instructaj

Toti  membrii  personalului  cu  drepturi  de  acces  beneficiaza de  o  instruire  initiala  in  domeniul  protectiei datelor. Aceasta procedura va fi integrata in programul de instruire si indrumare, pentru toti utilizatorii cu drept de acces si atributii in operarea sistemului de supraveghere video.

Seful  serviciului  se  va  asigura  ca intregul  personal  din  subordine,  implicat  in  operarea  sistemului  de  supraveghere  video,  este  instruit  si  informat  cu  privire  la  toate  aspectele  functionale,  operationale si administrative ale acestei activitati.

Masuri de pastrare a confidentialitatii

Dupa instructaj, fiecare participant semneaza o declaratie de confidentialitate.

Dezvaluirea datelor cu caracter personal

Orice activitate de dezvaluire a datelor personale catre terti va fi documentata si supusa unei analize riguroase  privind  pe  de-o  parte  necesitatea  comunicarii, si  pe  de  alta parte  compatibilitatea  dintre  scopul  in  care  se  face  comunicarea  si  scopul  in  care  aceste  date  au  fost  colectate  initial  pentru  prelucrare  (de  securitate  si  control  acces).  Orice  situatie  de  dezvaluire  va  fi  consemnata de administratorul sistemului intr-un Registru de evidenta a cazurilor de dezvaluire.

Compania  are  obligatia  punerii  la  dispozitia  organelor  judiciare,  la  solicitarea  scrisa a  acestora,  inregistrarile video in care este surprinsa savarsirea unor fapte de natura penala.

Sistemul de supraveghere video nu este utilizat pentru verificarea prezentei la program sau evaluarea performantei la locul de munca. In cazuri exceptionale, dar cu respectarea garantiilor descrise mai sus, se  poate  acorda  acces  Comisiei  Disciplinare,  in  cadrul  unei  anchete  disciplinare,  cu  conditia  ca  informatiile  sa ajute  la  investigarea  unei  infractiuni  sau  a  unei  abateri  disciplinare  de  natura sa prejudicieze drepturile si libertatile unei persoane.

Orice incalcare a securitatii in ceea ce priveste camerele video este indicata in registrul de investigatii, iar compania va fi informata in legatura cu acest lucru cat mai repede posibil.

DURATA DE STOCARE

Durata  de  stocare  a  datelor  obtinute  prin  intermediul  sistemului  de  supraveghere  video  este  proportional cu scopul pentru care se prelucreaza datele, astfel ca (i) imaginile (surprinse de sistemul video din biroul Contabilitate) sunt stocate pentru o perioada care nu depaseste 30 de zile, dupa care se sterg  prin  procedura automata in  ordinea  in  care  au  fost  inregistrate,  (ii)  imaginile  (surprinse  de  sistemul video, cu exceptia biroului Contabilitate) sunt stocate pentru o perioada care poate depasi 30 de  zile,  dupa care  se  sterg  prin  procedura automata in  ordinea  in  care  au  fost  inregistrate.  In  cazul  producerii  unui  incident  de  securitate,  durata  de  pastrare  a  materialului  filmat  relevant  poate  depasi limitele  normale  in  functie  de  timpul  necesar  investigarii  suplimentare  a  incidentului  de  securitate.  Pastrarea este documentata riguros, iar necesitatea pastrarii este revizuita periodic.

Daca durata de stocare depaseste termenul prevazut prin prezenta politica, aceasta se va consemna in Registrul inregistrarilor care depasesc durata de stocare, gestionat de administratorul sistemului.

DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

Compania  garanteaza ca asigura respectarea  drepturilor  ce  revin  personelor  vizate,  conform  legii.

Toate persoanele implicate in activitatea de supraveghere video si cele responsabile de administrarea imaginilor filmate, vor respecta Procedura de acces la date cu caracter personal.

Informarea persoanelor vizate

Informarea primara a persoanelor vizate se realizeaza in mod clar si permanent, prin intermediul unui semn  adecvat,  cu  vizibilitate  suficienta si  localizat  in  zona  supravegheata,  astfel  incat  sa semnaleze existenta  camerelor  de  supraveghere,  dar  si  pentru  a  comunica  informatiile  esentiale  privind  prelucrarea datelor personale.

Persoanele   vizate   sunt   atentionate   asupra   existentei   sistemului   de   supraveghere   video   prin   Regulamentul  Intern  al  Companiei  care  cuprinde  si  scopul  prelucrarii si  identifica Compania  ca  operator al datelor colectate prin intermediul supravegherii video.

Exercitarea drepturilor de acces, interventie si opozitie 

Pe intreaga perioada de stocare a datelor cu caracter personal, persoanele vizate au dreptul de acces la datele    personale    care    le    privesc    detinute    de    Companie,    de    a    solicita    interventia (stergere/actualizare/rectificare/anonimizare) sau de a se opune prelucarilor, conform legii.

Orice cerere de a accesa, rectifica, bloca si/sau sterge date cu caracter personal ca urmare a utilizarii camerelor video ar trebui sa fie adresata Companiei.

Raspunsul  la  solicitarea  de  acces,  interventie  sau  opozitie  se  da in  termen  de  15  zile  calendaristice.

Daca nu se poate respecta acest termen, persoana vizata va fi informata asupra motivului de amanare a raspunsului, de asemenea i se va comunica si procedura care va urma pentru solutionarea cererii.

Daca exista solicitarea  expresa a  persoanei  vizate,  se  poate  acorda  dreptul  de  a  vizualiza  imaginile  inregistrate care o privesc sau i se poate trimite o copie a acestora. Imaginile furnizate vor fi clare, in masura  posibilitatii,  cu  conditia  de  a  nu  prejudicia  drepturile  tertilor  (persoana  vizata va  putea  vizualiza doar propria imagine, imaginile altor persoanelor care pot aparea in inregistrare vor fi editate astfel  incat  sa nu  fie  posibila recunoasterea/identificarea  lor).  In  cazul  unei  asemenea  solicitari, persoana  vizata este  obligata sa se  identifice  dincolo  de  orice  suspiciune  (sa prezinte  actul  de  identitate  cand  participa la  vizionare),  sa mentioneze  data,  ora,  locatia si  imprejurarile  in  care  a  fost  inregistrata de  camerele  de  supraveghere.  De  asemenea,  persoana  vizata va  prezenta  si  o  fotografie  recenta astfel incat utilizatorii desemnati sa o poata identifica mai usor in imaginile filmate. Persoana va  putea  vizualiza  doar  propria  imagine,  imaginile  ersoanelor  care  pot  aparea  in  inregistrare  vor  fi  editate astfel incat sa nu fie posibila recunoasterea/identificarea lor.

Exista posibilitatea refuzarii dreptului de acces in situatia in care se aplica exceptiile prevazute de lege. Necesitatea  de  a  restrictiona  accesul  se  poate  impune  si  in  cazul  in  care  exista obligatia  de  a  proteja  drepturile si  ibertatile  unor  terte  persoane,  de  exemplu  daca in  imagini  apar si  alte  persoane  si  nu  exista posibilitatea  de  a  obtine  consimtamantul  lor  sau  nu  se  pot  extrage,  prin  editarea  imaginilor,  datele personale rerelevante.

Anexa la Politica de supraveghere video

PICTOGRAMA – MARCAJ